LaFMS - SUSTAV ZA DIGITALNO PROTOKOLIRANJE DOKUMENATA

 

Što je LaFMS?  LaFMS je web aplikacija, sustav za upravljanje poslovnim procesima protokola, urudžbiranja, arhiviranja i digitalnog spremanja dokumenata i sadržaja.

Sustav je u skladu s Uredbom o uredskom poslovanju Republike Hrvatske.* Sustav je integriran sa sustavima za e-Račune FINA, Moj e-Račun i Pondi. Sustav omogućuje upravljanje klasifikacijom, dosjeima, predmetima i pismenima, uz digitalnu ovjeru bilo koje vrste dokumenta u bilo koliko faza i sudionika ovjere. Sustav podržava neograničeni broj korisnika, mjesta unosa dokumenata, tipova dokumenata i samih sadržaja.

LaFMS podržava: digitalni potpis, digitalni pečat, OCR, sučelje prema Blockademiji, sustavu za verifikaciju i autentifikaciju dokumenata na blockachainu.

Potencijalni korisnici: sve jedinice državne i lokalne uprave, sve javne i privatne tvrtke koje imaju potrebu za upravljanjem poslovnim procesima zaprimanja, obrade i distribucije dokumenata, poput e-računa, ponuda, ugovora i ostalih dokumenata koja tvrtka koristi u svakodnevnom poslovanju.
 

 

LaFMS Basic uključuje sljedeće funkcionalnosti:

 

Osnovne funkcionalnosti • Inicijalni unos klasifikacije dokumenata, dosjea (do 10 dokumenata) • Unos korisnika, organizacije, korisničkih grupa, prava • Konfiguracija osnovnog izgleda pečata za dokumente  - Preduvjet: osiguranje email accounta ili korištenje gmail accounta • Povezivanje sa Pondi sustavima - preuzimanje eRačuna u DMS  - Pristupne podatke za eRačun osigurava korisnik • Povezivanje s M365 sustavom za konverziju datoteka opcionalno  - Licenca za M365 nije uključena u cijenu • Implementacija organizacije tvrtke (odjeli, ustrojstvene jedinice, prava)

Prijem datoteka za protokoliranje (urudžbiranje) • Konfiguracija jednog mjesta protokoliranja • Preuzimanje dokumenata s lokalnog diska • Automatsko preuzimanje Pondi eRačuna  - Pristupne podatke za Pondi eRačun osigurava korisnik Protokoliranje dokumenata • Automatska dodjela urudžbenog broja • Umetanje „pečata“ s urudžbenim brojem u PDF dokument • Priprema za tiskanje naljepnice s bar kodom ili drugom oznakom (za ugovore i sl.) Ovjere dokumenata: • Neograničeni broj faza ovjere i sudionika • Neograničeni broj lanaca ovjere • Mobilni portal za ovjeru dokumenata/Ovjera putem mobitela  - SSL certifikat nije uključen u cijenu

Knjige pošte (ulazna i izlazna) • Knjiga prijema pošte • Knjiga izdane pošte Knjige ugovora • Podaci evidencije sklopljenih ugovora • Jednostavno pretraživanje unesenih zapisa • Dodjeljivanje urudžbenog broja (po potrebi) Usluge implementacije • 2h snimke stanja • 2h konfiguracije sustava • 2h osnovne edukacije korisnika Blockademia • Sustav za verifikaciju i autentifikaciju dokumenata na Blockchainu • 325 ACI Tokena za rad u Blockademia BASIC sustavu

 

Što donosi LaFMS?

 

Centralizirani izvor informacija • Jednostavan pristup svim dokumentima i sadržajima • Brzo i jednostavno pretraživanje • Kontrolirana i jednostavna distribucija Poboljšanu sigurnost pristupa • Administrativna kontrola pristupa dokumentima • Smanjena mogućnost gubitka ili uništenja dokumenta • Nema mogućnosti ransomware napada

Poboljšano praćenje validnosti dokumenta • Sustav prati i upozorava na istek valjanosti dokumenta • Sustav prati rokove arhiviranja dokumenta Usklađenost s Uredbom o uredskom poslovanju • Poštivanje zakonskih propisa i uredbi • Automatska klasifikacija predmeta i pismena • + Integracija digitalne slike dokumenta i uredbenih podataka Podršku procesima GDPR-a • Sigurnost pristupa informacijama i dokumentima • Praćenje (Log aktivnosti) pristupa informacijama i dokumentima • Upravljanje zahtjevima, zadacima, pretraživanje

Podrška za eRačun • Zaprimanje eRačuna • Digitalna ovjera eRačuna • Arhiviranje eRačuna Podrška procesima upravljanja dokumentima • Sustav digitalne ovjere dokumenata • Sustav upravljanja zadacima • Sustav prikaza ključnih podataka automatskog obavještavanja Podrška upravljanju projektima • Dokumentacija projekta • WBS • Rokovnik projekta

Želite saznati više?

* Programsko rješenje za upravljanje datotekama i procesima, usklađeno s Uredbom o uredskom poslovanju (NN 75/2021) primjena koja je obvezna od 01.01.2023 za  tijela državne uprave, druga državna tijela, jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave te pravne osobe s  javnim ovlastima (javnopravna tijela).